ترسیم نقشه راه، کلید موفقیت در انجام هر کاری است. در فرایند تولید و انتشار محتوا، تقویم محتوایی بخشی از نقشه راه شما است. اگر در ابتدای مسیر تولید محتوا هستید و به دنبال گامی محکم در شروع کارتان هستید، یا اگر پس از مدتی فعالیت به نیازتان به یک تقویم محتوایی پی برده‌اید، به شما تبریک می‌گویم! این مقاله راهنمای شما در درک مفهوم تقویم محتوایی و معرفی بهترین ابزارها برای ایجاد و مدیریت آن خواهد بود. تا انتهای این مقاله با ما همراه باشید.
تقویم محتوایی چیست؟
تقویم محتوا (یا همان تقویم ویرایشی) ابزاری قدرتمند برای سازماندهی و مدیریت محتوای شماست. این ابزار به شما کمک می‌کند تا تولید محتوا را برای وب‌سایت، شبکه‌های اجتماعی، ایمیل مارکتینگ، پادکست، ویدیو و هر پلتفرم دیگری که استفاده می‌کنید، برنامه‌ریزی، سازماندهی و منتشر کنید.
هدف اصلی از طراحی یک تقویم محتوایی اطمینان از ارائه محتوای استراتژیک و سازگار برای جذب مخاطبان و دستیابی به اهداف تجاری است.
روش ایجاد تقویم محتوایی
شاید تا به حال ایده‌هایی برای تولید و انتشار محتوا در ذهن خود داشته‌اید و تا حدی برنامه‌ریزی ذهنی برای آن انجام داده‌اید. اما همانطور که می‌دانید، مدیریت بسیاری از وظایف با اتکا به ذهن کار دشواری است. در واقع ذهن شما نباید به عنوان یک منشی برای یادآوری و انجام کارهای مهمی مانند تولید و انتشار محتوا در نظر گرفته شود.
اگر شما نیز می‌خواهید یک تقویم محتوایی منسجم ایجاد کنید، باید گام‌های زیر را به ترتیب بردارید:
1. تعیین چهارچوب زمانی
اولین قدم در برنامه ریزی محتوا، تعیین بازه زمانی مورد نظر شماست. کسب و کارها معمولاً محتوا را در بازه‌های زمانی مختلفی مانند ماهانه، سه ماهه یا سالانه برنامه‌ریزی می‌کنند.
برنامه‌ریزی محتوا در بازه‌های زمانی کوتاه‌تر مانند ماهانه یا سه ماهه، می‌تواند مدیریت آن را آسان‌تر کند. این روش به شما فرصت کافی برای تحقیق و تولید محتوای باکیفیت و دقیق را می‌دهد.
2. برنامه ریزی و انتخاب محتوا
احتمالا در ذهن خود ایده‌هایی برای تولید و انتشار محتوا دارید، اما طبیعتا بدون بررسی دقیق نمی‌توانید مشخص کنید که چه محتوایی برای تولید مناسب‌تر است. در واقع بهترین گزینه، انتخاب موضوعاتی است که در راستای برطرف کردن نیاز مخاطبان کسب و کار شما باشد.
برای انتخاب محتوا ابتدا باید در مورد مشتریان فعلی و مشتریان بالقوه خود تحقیق کنید. علایق، نقاط دردناک (pain points) و انتظارات آنها را درک کنید. برای این کار می‌توانید با مشتریان خود مصاحبه کنید (راه سخت) یا با تجزیه و تحلیل داده‌های رقبای خود (راه ساده‌تر) به این اطلاعات دست پیدا کنید. پس از آن می‌توانید لیستی از موضوعات هدفمند را برای خود تهیه کنید.
حال به کمک ابزارهای آنلاین مانند سمراش (Semrush)، ماز (Moz) یا هر ابزار دیگری که سراغ دارید، حجم جستجو و سختی کلمات کلیدی موضوعات مورد نظر خود را بررسی کنید و بر اساس استراتژی خود، موضوعات مورد نظر برای تولید محتوا را انتخاب کنید. بهترین گزینه برای انتخاب، انتخاب موضوعاتی است که حجم جستجوی بالا و سختی پایینی داشته باشند.
3. ایجاد یک قالب
برای ایجاد قالب، راه درست یا نادرستی وجود ندارد. در واقع هر قالبی که به شما در برنامه ریزی و انتشار محتوای به موقع کمک کند، می‌تواند درست باشد. با این حال هر تقویم محتوایی برای نظم بخشیدن به روند کار، به اطلاعات زیر نیاز دارد:
- عنوان یا موضوع: عنوان یا موضوع محتوای مورد نظر
- نوع محتوا: مقاله، بلاگ پست، ویدیو، اینفوگرافیک و…
- تعیین منابع: لینک منابع مرتبط با هر محتوا
- نویسنده یا فرد مسئول: فرد مسئول ایجاد هر محتوا
- وضعیت: پیشرفت هر محتوا (در حال انجام، در انتظار بررسی، منتشر شده)
- زمان سررسید: آخرین مهلت نهایی برای تکمیل هر محتوا
- تاریخ انتشار: تاریخ و زمان انتشار هر قطعه محتوا
موارد ذکر شده در بالا، سنگ بنای ایجاد یک تقویم محتوایی قوی را تشکیل می‌دهند. با این حال به خاطر داشته باشید که انتشار محتوا در هر پلتفرم، نیازمندی‌های خاص خود را دارد. برای مثال انتشار یک بلاگ پست نیاز به نوشتن یک چکیده‌ی سئو شده و جذاب دارد، در حالی که انتشار پست در اینستاگرام به کپشنی کوتاه و گیرا نیازمند است. این دو نوع محتوا، با وجود شباهت‌هایی که دارند، از نظر کارکرد و اجرا کاملاً متفاوت هستند.
در ادامه به جزئیات مربوط به نیازمندی‌های هر نوع محتوا خواهیم پرداخت.
بلاگ پست
- کلمه کلیدی اصلی (Focus Keyword)
- کلمات کلیدی ثانویه (Secondary keywords)
- بریف محتوا (خلاصه‌ای از آنچه که باید به آن پرداخته شود)
- اسلاگ یوآرال (Slug)
- عنوان و توضیحات متا
- تصویر شاخص (Featured image)
پست‌های شبکه‌های اجتماعی
- فایل تصویری یا ویدئویی
- کپشن
- هشتگ‌ها
پادکست
- اطلاعات مهمان پادکست (نام، اطلاعات تماس، اکانت شبکه‌های اجتماعی مهمان و…)
- فایل صوتی پادکست (فایل اصلی)
- فایل صوتی ویرایش شده
ویدئو
- اطلاعات مهمان (در صورت وجود)
- کپشن برای ویدئو
- فایل های ویدئویی اصلی
- فایل ویدئویی ویرایش شده
- تصویر شاخص یا بند انگشتی برای ویدئو (Thumbnail)
بهترین ابزارها برای ایجاد تقویم محتوایی
ابزارها و نرم افزارهای آنلاین و آفلاین زیادی وجود دارد که می‌توانید از آنها برای ایجاد تقویم محتوایی استفاده کنید. در ادامه به برخی از این ابزارها (بر اساس اندازه کسب و کار شما) اشاره خواهیم کرد.
برای کسب و کارهای کوچک و با بودجه محدود
- گوگل شیتز (Google Sheets)
- پلاگین تقویم محتوایی وردپرس (برای سایت‌های وردپرسی)
- ترکیب نرم افزار اکسل و دراپ باکس
برای کسب و کارهای بزرگ
- ترلو (Trello)
- نوشن (Notion)
- آسانا (Asana)
در ادامه به طور مختصر به معرفی این ابزارها خواهیم پرداخت.
1. Google Sheets
Google Sheets یکی از بهترین و آسان‌ترین ابزارهای آنلاین برای ایجاد یک تقویم محتوایی کاربردی است. از مزایای این ابزار می‌توان به رایگان بودن و ابری بودن (cloud) آن اشاره کرد. ابری بودن این ابزار این امکان را به شما می‌دهد که بر روی هر سیستم و دیوایسی به فایل خود دسترسی داشته باشید.
اگر در ایجاد تقویم محتوایی تازه کار هستید، استفاده از گوگل شیت، به دلیل ساده و کاربردی بودن جزو بهترین گزینه‌هاست.
در ادامه لینک چند تمپلیت تقویم محتوایی در قالب گوگل شیت را در اختیارتان قرار خواهم داد. هر یک از این تقویم‌ها را می‌توانید بر اساس نیاز شخصی خود ویرایش و از آن استفاده کنید.
2. پلاگین تقویم محتوایی وردپرس
پلاگین تقویم محتوایی یک پلاگین رایگان در مخزن وردپرس است که برای مدیریت تقویم محتوایی به شما کمک می‌کند. من این پلاگین و پلاگین‌های دیگری را نیز بررسی کردم، اما هیچکدام از آنها در لحظه بررسی کارایی لازم را نداشتند. اگر به دنبال بررسی گزینه‌های دیگری هستید، می‌توانید با جستجوی عبارت “editorial calendar” در فهرست افزونه‌ها، آنها را بررسی و با یکدیگر مقایسه نمایید.
3. ترکیب نرم افزار اکسل و دراپ باکس
نرم افزار اکسل یکی از بهترین گزینه‌ها برای نظم بخشیدن به اطلاعات و انجام کارهاست. دراپ باکس نیز همانند گوگل درایو یک فضای ابری است که به کمک آن می‌توانید فایل‌های مختلفی را با افراد دیگر به اشتراک بگذارید. برای استفاده از ترکیب این دو ابزار، کافی است تقویم محتوایی مورد نظر خود را به کمک اکسل ایجاد کرده و آن را از طریق دراپ باکس با تیم خود به اشتراک بگذارید.
ما نیز در ابتدای فعالیت تیم خود، برای مدیریت و ایجاد تقویم محتوایی، از ترکیب این دو ابزار به دلیل سهولت استفاده و عدم نیاز به پرداخت هزینه استفاده می‌کردیم.
4. ترلو (Trello)
ترلو به عنوان یکی از ساده‌ترین و کارآمدترین ابزارهای مدیریت پروژه، به شما کمک می‌کند تا جزئیات پروژه تعریف شدن در آن را به طور دقیق رصد و مدیریت کنید. با استفاده از Trello می‌توانید به وضوح از روند انجام کارها، وظایف هر عضو تیم و پیشرفت کلی پروژه مطلع شوید. این قابلیت‌ها، Trello را به ابزاری مناسب برای مدیریت و ایجاد تقویم محتوایی نیز تبدیل می‌کند.
5. نوشن (Notion)
نوشن نیز یکی دیگر از ابزارهای مدیریت انجام کارها است که به کمک آن می‌توانید کارهای مختلفی از جمله فرایندهای تولید و انتشار محتوا در قالب یک تقویم محتوایی را به راحتی در آن مدیریت کنید. برای استفاده از این ابزار کافی است در آن عضو شوید، یک صفحه جدید در آن ایجاد کرده، تقویم محتوایی مورد نظر خود را ایجاد و آن را با دیگران به اشتراک بگذارید.
اگر تابحال با این ابزار کار نکرده‌اید و کار با آن برای شما سخت و گیج کننده است، می توانید با مشاهده ویدئوهای آموزشی موجود در یوتیوب، یادگیری کار با آن را برای ایجاد تقویم محتوایی آغاز کنید.
برای درک بهتر محتوای ویدئوها، به خصوص اگر به زبان انگلیسی مسلط نیستید، انجام دو کار زیر را به شما پیشنهاد می‌کنم:
- فعال کردن زیرنویس: با فعال کردن زیرنویس ویدئوها، می‌توانید در حین مشاهده و شنیدن صحبت‌ها، متن آنها را نیز مطالعه کنید.
- نصب افزونه eJOY AI Dictionary: این افزونه برای مرورگر گوگل کروم، امکان ترجمه زیرنویس ها به زبان فارسی را فراهم می‌کند. (با وجود اینکه ممکن است کیفیت ترجمه ارائه شده توسط این افزونه ایده آل نباشد، اما می تواند تا حد زیادی به درک بهتر شما از محتوای ویدئو کمک کند.)
با ذکر این توضیحات پیشنهاد می‌کنم عبارت content calendar notion template را در یوتیوب جستجو کرده و چند مورد از ویدئوهای موجود را مشاهده کنید. در واقع به کمک ویدئوهای آموزشی موجود در یوتیوب، می‌توانید سایر روش‌های ایجاد تقویم محتوایی از جمله ایجاد تقویم محتوایی با آسانا و ترلو را نیز یاد بگیرید.
